Online-Terminbuchung: fertiges Tool oder eigene Lösung?

Wer Termine vergibt, kennt das Muster: Das Telefon läutet während einer Behandlung, eine Nachricht kommt um 22 Uhr, und ein Termin wird dreimal hin- und hergeschoben, bevor er steht. Eine Online-Terminbuchung nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Die eigentliche Frage ist, welche: ein fertiges Tool im Abo oder eine Lösung, die auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist.

Dieser Beitrag vergleicht beides nach Kosten, Datenschutz und dem Umgang mit Kundschaft, die nicht kommt, mit Stand 20. Oktober 2026. Er ist keine Rechtsberatung.

Was ein Online-Terminbuchungssystem macht

Ein Buchungssystem zeigt Ihrer Kundschaft nur die Zeiten, die tatsächlich frei sind. Es liest dafür Ihren Kalender, Ihre Öffnungszeiten und die Dauer der Leistung. Die Kundin wählt Tag und Uhrzeit, erhält sofort eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung. Verschieben und absagen kann sie selbst, ohne anzurufen.

Fast jedes Tool kann diese Grundfunktionen. Die Unterschiede liegen bei den Details: wie viele Mitarbeiterinnen buchbar sind, ob es Erinnerungen gibt und auf welchem Weg, wo die Daten liegen und ob die Buchungsseite zu Ihrer Website passt.

Was kostet ein Terminbuchungssystem?

Fertige Tools werden meist pro Person abgerechnet, die Termine anbietet. Drei bekannte Beispiele, jeweils laut der Preisseite des Anbieters:

• Calendly: Der Gratis-Tarif erlaubt eine Terminart und einen verknüpften Kalender. Der Tarif Standard kostet 10 € pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 12 € bei monatlicher, und erst ab diesem Tarif gibt es automatische Erinnerungen und Stornoregeln.¹
• Microsoft Bookings: ist in Microsoft 365 enthalten, schon im kleinsten Plan Business Basic. Der kostet in Österreich 6,07 € pro Benutzer und Monat zuzüglich MwSt., bei jährlicher Abrechnung.²
• Google Kalender: Mit einem privaten Google-Konto lässt sich eine einzelne Buchungsseite anlegen. Automatische E-Mail-Erinnerungen, mehrere Buchungsseiten und Zahlungen setzen ein kostenpflichtiges Google-Workspace- oder Google-One-Abo voraus.³

„Kostenlos“ heißt also meist: ohne Erinnerungen und für eine Person. Bieten fünf Personen Termine an, zahlen Sie den Platzpreis fünfmal, jeden Monat, solange Sie das Tool nutzen.

Eine eigene Lösung kehrt diese Rechnung um. Sie zahlen einmal für die Entwicklung und danach für Betrieb und Pflege, aber keine Gebühr pro Person im Team. Was das kostet, hängt vom Umfang ab. Bei bown erhalten Sie nach dem Erstgespräch ein schriftliches Angebot mit Umfang, Etappen, Zeitplan und Kosten.

Ist Online-Terminbuchung DSGVO-konform?

Ein Tool ist nie von sich aus „DSGVO-konform“. Konform ist erst, wie Sie es einsetzen. Sie entscheiden, wozu Namen, Telefonnummern und Termine verarbeitet werden, und sind damit der Verantwortliche. Der Anbieter des Tools verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag und ist Auftragsverarbeiter.⁴

Daraus folgen drei Prüfpunkte:

1. Auftragsverarbeitungsvertrag: Die DSGVO verlangt einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung und die Art der Daten festlegt. Er ist schriftlich abzufassen, was auch elektronisch geht.⁵ Seriöse Anbieter stellen ihn zum Abschließen bereit, oft als „DPA“.
2. Ort der Daten: Calendly speichert Nutzer- und Kundendaten in Rechenzentren in den USA und nennt Standardvertragsklauseln im Vertrag als Grundlage für die Übermittlung.⁶ Das Unternehmen ist außerdem unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.⁷ Diesen Rahmen hat die Europäische Kommission am 10. Juli 2023 als angemessen anerkannt.⁸ Das Gericht der EU hat eine Klage dagegen am 3. September 2025 abgewiesen.⁹ Ein Rechtsmittel beim Gerichtshof ist anhängig.¹⁰ Bei Microsoft Bookings liegen die Daten in Exchange Online und folgen den Speicherregeln von Microsoft 365.¹¹
3. Einbetten auf der Website: Setzt das eingebettete Buchungsfenster eines Anbieters Cookies, die nicht unbedingt nötig sind, braucht es laut § 165 Abs. 3 TKG 2021 vorher eine Einwilligung.¹² Ein einfacher Link auf die Buchungsseite umgeht diese Frage. Wann ein Cookie-Banner Pflicht ist, erklärt Cookie-Banner Pflicht in Österreich.

Eine eigene Lösung kann auf einem Server in der EU laufen, den Sie oder Ihre Agentur kennen, ohne Übermittlung in die USA. bown betreibt dafür eigene Server in einem Rechenzentrum in der EU. Wie das Hosting dahinter funktioniert, steht in Wo Ihre Website liegt.

Erinnerungen: das Mittel gegen No-Shows

Wer einen Termin vergisst, kommt nicht. Microsoft beschreibt die Benachrichtigungen per E-Mail und SMS ausdrücklich als Mittel gegen Nichterscheinen.¹¹ Gerade diese Funktion fehlt aber in den Gratis-Tarifen.

Die Unterschiede liegen im Kleingedruckten. In den kostenpflichtigen Tarifen verschickt Google Kalender bis zu fünf Erinnerungen per E-Mail, ihren Text können Sie aber nicht ändern.¹³ Microsoft Bookings kann auch SMS senden, allerdings nur an Telefonnummern aus den USA, Kanada und Großbritannien.¹⁴ Für Kundschaft mit österreichischer Nummer bleibt bei Bookings also die E-Mail. Wer SMS braucht, muss das vor der Wahl des Tools prüfen.

Beispiel

Ebenso wichtig wie die Erinnerung ist der Knopf zum Absagen: Er macht es leicht, rechtzeitig Bescheid zu geben, und der Termin wird wieder frei.

Ausfallhonorar in Österreich: was gilt, wenn jemand nicht kommt?

Erscheint jemand nicht, greift in Österreich § 1168 ABGB. Danach gebührt Ihnen das vereinbarte Entgelt auch dann, wenn die Leistung unterbleibt, weil die Kundin verhindert ist, sofern Sie leistungsbereit waren. Anrechnen müssen Sie sich, was Sie sich dadurch erspart oder anderweitig verdient haben.¹⁵

Die Landesinnung der Friseure in Tirol erklärt das praktisch: Ohne Vereinbarung können Sie sich direkt auf diese Regel berufen und die blockierte Zeit verrechnen, abzüglich des ersparten Materials. Sie empfiehlt aber, eine Stornogebühr vorab zu vereinbaren, aus Beweisgründen schriftlich, weil die gesetzliche Regel kaum jemand kennt und eine Rechnung sonst überrascht.¹⁶

Hier hilft ein Buchungssystem doppelt. Es zeigt die Stornoregel bei der Buchung und hält fest, dass die Kundin ihr zugestimmt hat. Bei Calendly sind Stornoregeln ab dem Tarif Standard enthalten.¹ Ob und in welcher Höhe eine Gebühr im Einzelfall durchsetzbar ist, klären Sie mit einer Rechtsberatung oder Ihrer Innung.

Wann sich eine eigene Lösung lohnt

Ein fertiges Tool bucht Personen und Zeitfenster. Sobald Ihr Ablauf mehr verlangt, beginnt das Umgehen von Grenzen. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie vergeben mehr als Zeit: Tische, Räume, Geräte oder Plätze mit eigener Kapazität.
• An der Buchung hängt ein Kauf: eine Vorbestellung, eine Anzahlung, ein Mindestumsatz.
• Viele Personen sind buchbar: Bei einem großen Team wird der Preis pro Platz zum größten Posten.
• Die Daten sollen bei Ihnen bleiben: auf einem Server in der EU, ohne Übermittlung in die USA.
• Die Buchung soll Teil Ihrer Website sein: in Ihrer Gestaltung, ohne fremdes Fenster.

Ein Beispiel aus unserer Arbeit ist die Tischreservierung für den Club ONYX in Graz. Dort wählen die Gäste zuerst die Zahl der Personen, dann einen Tisch auf dem Plan, bestellen Getränke vor und geben zuletzt ihre Daten ein. Jeder Tisch zeigt seine Plätze und seinen Mindestumsatz, und die Auswahl rechts zeigt laufend, wie viel bis dahin noch fehlt.

Das ist kein Termin mit Uhrzeit, sondern eine Reservierung mit Ort, Kapazität und Bestellung. Ein Termin-Tool bildet das nicht ab. Wie Reservierungen im Verkauf funktionieren, beschreibt auch Wann sich ein Online-Shop lohnt.

Terminbuchung auf der Website einbinden und bei Google

Egal ob Tool oder eigene Lösung: Die Buchung muss dort sein, wo Kundschaft sucht. Auf der Website gehört der Knopf zur Buchung auf den ersten Bildschirm und auf jede Leistungsseite.

Im Google-Unternehmensprofil können Sie bis zu zehn Links für Terminbuchungen hinterlegen und einen davon als bevorzugt markieren.¹⁷ Wie Sie das Profil einrichten und pflegen, steht in Ihr Google-Unternehmensprofil einrichten und pflegen.

So entscheiden Sie

Beantworten Sie drei Fragen, bevor Sie ein Abo abschließen:

1. Vergeben Sie nur Zeit mit einer Person, oder auch Tische, Räume und Bestellungen?
2. Wie viele Personen sind buchbar, und was kostet das Tool dafür in drei Jahren?
3. Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wo liegen die Daten, und funktionieren die Erinnerungen für österreichische Nummern?

Passt ein fertiges Tool zu allen drei Antworten, nehmen Sie es. Passt es nicht, sprechen Sie mit jemandem, der Ihren Ablauf als Anwendung baut.

Anmerkungen

1. Calendly, „Pricing | Calendly“, abgerufen am 20. Oktober 2026. Preise in Euro, wie sie die Seite bei Auswahl der Währung Euro zeigt. ²

2. Microsoft, „Microsoft 365-Preise für Business: Pläne & Funktionen“, abgerufen am 20. Oktober 2026. Die Seite nennt Microsoft Bookings unter den enthaltenen Apps von Business Basic.

3. Google Calendar Help, „Compare premium features for appointment schedules“, abgerufen am 20. Oktober 2026.

4. WKO, „Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter: Unterschied“, 9. Oktober 2026, abgerufen am 20. Oktober 2026.

5. EUR-Lex, Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 28 Absatz 3 und 9, abgerufen am 20. Oktober 2026.

6. Calendly Help, „Data Storage and International Data Transfers“, zuletzt aktualisiert am 1. September 2026, abgerufen am 20. Oktober 2026.

7. Data Privacy Framework Program, Eintrag „Calendly LLC“, abgerufen am 20. Oktober 2026. Die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework ist dort als aktiv geführt.

8. Europäische Kommission, „EU-US data transfers“, abgerufen am 20. Oktober 2026.

9. Gerichtshof der Europäischen Union, Pressemitteilung Nr. 106/25 zum Urteil T-553/23, Latombe gegen Kommission, 3. September 2025, abgerufen am 20. Oktober 2026.

10. CURIA, Rechtssache C-703/25 P, Latombe gegen Kommission, eingereicht am 31. Oktober 2025, abgerufen am 20. Oktober 2026. Die Rechtssache ist dort als anhängig geführt.

11. Microsoft Learn, „Microsoft Bookings“, zuletzt aktualisiert am 17. August 2026, abgerufen am 20. Oktober 2026. ²

12. RIS, Telekommunikationsgesetz 2021, § 165 Abs. 3, tagesaktuelle Fassung, abgerufen am 20. Oktober 2026.

13. Google Calendar Help, „Create an appointment schedule“, abgerufen am 20. Oktober 2026.

14. Microsoft Learn, „Configure SMS text notifications and reminders in Microsoft Bookings“, zuletzt aktualisiert am 5. März 2025, abgerufen am 20. Oktober 2026.

15. RIS, Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch, § 1168 Abs. 1, abgerufen am 20. Oktober 2026.

16. WKO Tirol, Landesinnung der Friseure, „Vorgehen bei Nichterscheinen von Kund:innen“, 10. Juni 2024, abgerufen am 20. Oktober 2026.

17. Google Business Profile Help, „Manage your local business links“, abgerufen am 20. Oktober 2026.